Hệ thống quản lý chất lượng là gì? Tại sao nên áp dụng QMS?

Khái niệm về hệ thống quản lý chất lượng là gì? Đây là một hệ thống giúp hợp thức hóa các quy trình, thủ tục và trách nhiệm nhằm đạt được những chính sách và mục tiêu về chất lượng. Sau đây hãy cùng Kiểm Định KV2 tìm hiểu thật chi tiết về QMS cũng như 7 nguyên tắc có trong hệ thống này.

Khái niệm về hệ thống quản lý chất lượng là gì?  QMS theo tiêu chuẩn ISO 9001

Đầu tiên, chúng ta tìm hiểu về khái niệm của hệ thống quản lý chất lượng và tiêu chuẩn QMS theo tiêu chuẩn IOS 9001.

Khái niệm về hệ thống quản lý chất lượng là gì?

Hệ thống quản lý chất lượng (Quality management system) là hệ thống hợp thức hóa quy trình, thủ tục và trách nhiệm để đạt được chính sách và mục tiêu về chất lượng. QMS giúp điều phối và định hướng hoạt động doanh nghiệp. Nhằm đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu chế định, đồng thời giúp nâng cao hiệu quả và năng suất hoạt động trên nền tảng liên tục.

QMS theo tiêu chuẩn ISO 9001

ISO 9001: 2015 là tiêu chuẩn quốc tế xác định yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng. Đây cũng là cách tiếp cận phổ biến nhất đối với hệ thống quản lý chất lượng. Trong khi một số sử dụng thuật ngữ QMS mô tả tiêu chuẩn ISO 9001 hay nhóm các tài liệu mô tả chi tiết về QMS, thì thực sự thuật ngữ này đề cập tới toàn bộ hệ thống. Các tài liệu sẽ chỉ phục vụ cho việc mô tả hệ thống. Hệ thống quản lý chất lượng sẽ phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm:

• Cải tiến quy trình
• Giảm lãng phí
• Giảm chi phí
• Tạo các điều kiện và xác định cơ hội đào tạo
• Thu hút nhân viên
• Thiết lập hướng phát triển cho các doanh nghiệp

7 Nguyên tắc ở trong hệ thống quản lý chất lượng là gì?  

Nguyên tắc quản lý chất lượng là tập hợp tiêu chuẩn, quy tắc và giá trị cơ bản. Nó sẽ được chấp nhận là đúng và có thể sử dụng để làm nền tảng quản lý chất lượng. Chúng được phát triển và cập nhật ( phiên bản mới ISO 9001:2015 (bản thảo). Tổ chức ISO đã thay đổi 8 nguyên tắc này thành 7 nguyên tắc về quản lý chất lượng bởi các chuyên gia quốc tế ISO/TC 176 (Ủy ban kỹ thuật 176 tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế). Và tổ chức này sẽ chịu trách nhiệm cho sự phát triển và duy trì tiêu chuẩn quản lý chất lượng của iso.

Nguyên tắc 1: Tập trung đến khách hàng (Định hướng khách hàng)

Trọng tâm chính của quản lý chất lượng là đáp ứng yêu cầu của khách hàng và cố gắng vượt xa mong đợi khách hàng. Sự thành công bền vững đạt khi tổ chức thu hút và duy trì sự tin tưởng từ khách hàng và bên quan tâm. Hiểu được nhu cầu hiện tại và tương lai từ khách hàng và các bên quan tâm góp phần tới sự phát triển bền vững tổ chức.

Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo

Lãnh đạo các cấp thiết lập thống nhất về mục tiêu, phương hướng, tạo điều kiện để người tham gia đạt mục tiêu của tổ chức. Việc tạo ra sự thống nhất mục tiêu, phương hướng và sự cam kết người tham gia cho phép tổ chức điều chỉnh chiến lược, chính sách và nguồn lực tổ chức đó để đạt mục tiêu đã đặt ra.

Nguyên tắc 3: Tính cam kết

Người có năng lực, được ủy quyền và tham gia tại các cấp trong doanh nghiệp là điều cần thiết để nâng cao năng lực tổ chức. Để quản lý tổ chức hiệu quả, điều quan trọng cần là tôn trọng tất cả mọi người ở các cấp. Công nhận trao quyền và nâng cao năng lực tạo điều kiện thuận lợi cho người tham gia hoàn thành mục tiêu chất lượng của tổ chức.

Nguyên tắc 4: Tối ưu hóa quy trình

Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm quy trình liên quan. Hiểu được kết quả tạo ra hệ thống này cho phép tổ chức tối ưu hóa hệ thống và năng suất. Dự đoán kết quả thích hợp đạt hiệu quả cao hơn và hiệu lực hơn khi hoạt động được hiểu và quản lý như hệ thống có quy trình mạch lạc.

Nguyên tắc 5: Liên tục cải tiến

Cải tiến là điều cần thiết cho tổ chức nhằm không ngừng nâng cao hiệu suất. Để phản ứng trong điều kiện thay đổi bên trong, bên ngoài tổ chức và tạo ra cơ hội mới. Các tổ chức thành công cần tập trung vào việc cải tiến liên tục.

Nguyên tắc 6: Quyết định dựa trên thông tin thực tế

Hãy quyết định trên sự phân tích và đánh giá dữ liệu và thông tin có nhiều khả năng tạo ra kết quả mong muốn. Việc ra quyết định có thể là quá trình phức tạp và nó sẽ luôn bao gồm một số việc không chắc chắn. Điều quan trọng là phải hiểu mối quan hệ nhân quả và các hậu quả không lường trước. Dĩ nhiên, bằng chứng và phân tích dữ liệu dẫn tới tính khách quan và thuyết phục hơn trong việc ra quyết định.

Nguyên tắc 7: Quản lý mối quan hệ hợp tác cùng có lợi

Để đạt thành công, tổ chức cần quản lý quan hệ với các bên quan tâm như nhà cung cấp. Các bên quan tâm ảnh hưởng tới hiệu suất của một tổ chức. Thành công bền vững có thể đạt khi các mối quan hệ với các bên quan tâm được tổ chức quản lý tối ưu hóa tác động của họ lên hiệu suất doanh nghiệp. Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp và đối tác sẽ luôn đặt biệt quan trọng.

Lý do nên áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là gì?  

Thi hành hệ thống quản lý chất lượng sẽ ảnh hưởng đến mọi khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp. Lợi ích bao quát việc thiết kế và thực hiện các hệ thống quản lý chất lượng được ghi nhận bao gồm:

Đáp ứng yêu cầu khách hàng

• Giúp tạo ra niềm tin khách hàng vào doanh nghiệp. Nhờ đó doanh nghiệp sẽ có nhiều khách hàng, bán nhiều hàng hơn và nhiều khách hàng quay lại hơn (khác khách hàng trung thành).
• Quản lý chất lượng sản phẩm và quy trình cho phép tổ chức đáp ứng nhất quán nhu cầu và mong muốn khách hàng. Sự hài lòng khách hàng tăng lên dẫn đến doanh số bán hàng nhiều, tăng thị phần và thương hiệu được phát triển.

Đáp ứng được những yêu cầu của doanh nghiệp

Nó sẽ đảm bảo tuân thủ các quy định, cung cấp sản phẩm và dịch vụ theo một cách hiệu quả nhất về chi phí, tạo chỗ cho sự mở rộng, tăng trưởng và lợi nhuận.

• Việc giảm thiểu chi phí làm lại, phế liệu thực hiện thông qua việc thực hiện và giám sát biện pháp kiểm soát quá trình.
• Sự tham gia các cộng sự trong nỗ lực cải tiến quy trình, sản phẩm giúp tạo ra văn hóa cải tiến liên tục ở trong tổ chức. Thông qua việc giới thiệu Kaizen , 5S và công cụ chất lượng khác, các cộng sự sẽ dần dần nắm quyền làm chủ quy trình.
• Đảm bảo tất cả các quy định và yêu cầu pháp lý được đáp ứng mỗi lần giới thiệu sản phẩm mới cho phép tiếp thị sản phẩm toàn thế giới.
• Ban quản lý có thể đưa quyết định dựa trên dữ liệu chứ không phải phỏng đoán. Dữ liệu thu thập thông qua việc thực hiện đánh giá nội bộ và phương pháp khác cho phép ban lãnh đạo đưa ra quyết định trên bằng chứng. Các nguồn lực có giá trị sử dụng ở nơi chúng có tác động nhiều nhất đến cải thiện hiệu quả quy trình và giảm vấn đề chất lượng

Trong những lợi ích tổng thể này còn có lợi ích khác như giúp truyền đạt sự sẵn sàng để tạo ra kết quả nhất quán, giảm chi phí, ngăn ngừa sai sót. Bên cạnh đó, đảm bảo quy trình được xác định, kiểm soát, liên tục cải tiến theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Các yêu cầu ở trong hệ thống quản lý chất lượng

Mỗi yếu tố hệ thống QMS giúp đạt được các mục tiêu chung là đáp ứng yêu cầu của khách hàng và tổ chức, trong đó bao gồm các yêu cầu sau:

• Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng tổ chức
• Sổ tay chất lượng
• Thủ tục, hướng dẫn, hồ sơ
• Quản lý dữ liệu
• Quy trình đánh giá nội bộ
• Sự hài lòng khách hàng từ chất lượng sản phẩm
• Cơ hội cải tiến
• Phân tích chất lượng

Như vậy, bài viết đã giải đáp thắc mắc về hệ thống quản lý chất lượng là gì. Hy vọng,  bạn sẽ nhận thấy tầm quan trọng của hệ thống quản lý chất lượng ISO cho sản phẩm doanh nghiệp mình? Đừng quên thiết lập và triển khai dựa trên nguyên tắc nêu trên để đạt được hiệu quả và tiêu chuẩn tốt nhất. Nếu bạn có nhu cầu kiểm định kỹ thuật an toàn hãy liên hệ với Kiểm Định KV2. Chúng tôi là đơn vị uy tín được Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội chứng nhận có đủ điều kiện kiểm định loại máy, thiết bị, vật tư yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động.

Công Ty Cổ Phần Huấn Luyện Và Kiểm Định An Toàn KV2

• Hotline: 0901.36.37.48 – 0966.05.44.66
• Email: di.kiemdinhantoan@gmail.com
• Website: kiemdinhkv2.com
• Địa Chỉ: 488/29/33 Phạm Văn Chiêu, Phường 16, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh